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KONRAD ALBER

op.221 - TRIO I

Acryl auf Leinwand, 50 x 40 cm, 5/2013

Fragen zum Vertiefungsseminar (Workshop)

"Rechtsfragen im Schulsekretariat"

 

 

Thematisch sortierte Fragen zum Vertiefungsseminar "Rechtsfragen im Schulsekretariat"
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In vorstehender Datei findet sich eine – nach Themen geordnete – Sammlung der wichtigsten in den vergangenen Vertiefungsseminaren (Workshops) immer wieder aufgetretener Fragen.

 

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Fragen zum Vertiefungsseminar (Workshop)

„Rechtsfragen im Schulsekretariat“

 

 

Nachstehend findet sich eine – nach Themen geordnete – Sammlung der wichtigsten in den vergangenen Vertie-fungsseminaren (Workshops) immer wieder aufgetretener Fragen. 

 

 

 

I. Aufgaben der Schulsekretärin/-sachbearbeiterin

 

 

1.

 

Aufgaben und Kompetenzen

Aufgabenkatalog der Schulsekretärin: Wichtig zur Einordnung von Aufgaben, Kompetenzen, die gegeben oder auch weggenommen/

abgesprochen werden.

 

 

2.

 

Rolle der Schulsekretärin

Betonung der besonderen, vertrauensvollen (in Bezug auf und durch die Schulleitung) Rolle der Schulsekretärin.

 

Weniger Schutz in Bezug auf Arbeitnehmerrechte, Möglichkeit der Anrufung des Personalrats oder auch nur Beratung?

 

 

3.

 

Zuständigkeit des Sekretariats bei

Zeugnissen

Für welche Arbeiten – bezogen auf Zeugnisse – ist das Sekretariat verantwortlich?

 

 

4.

 

Unterschriften

Was darf die Schulsekretärin unterschreiben (Schülerausweis, Kun- denkarte, Abmeldebestätigungen, Schülerbescheinigungen)?

 

Problem: Beglaubigungen, Dienstsiegel

 

 

5.

 

Post öffnen

Geht es in Ordnung, wenn die Schulsekretärin nach Anweisung der Schulleiterin sämtliche eingehende Post öffnet, außer es steht „PERSÖNLICH“ oder „VERTRAULICH“ auf dem Umschlag?

 

 

6.

 

Wer ist der Schulsekretärin gegenüber weisungsbefugt (Schulleiter, Konrektor, Didaktische Leitung, Lehrer)?

 

 

 

7.

 

Darf die Schulsekretärin zur Aufsicht von Schülern eingesetzt werden?

 

 

 

II. Aufbewahrungsfristen

 

 

1.

 

Aufbewahrungsfrist für:

-    Schülerakten,

-    Zeugnisse,

-    Rechnungen,

-    allgemeine Schriftstücke,

-    Lehrer- und Schulkonferenzprotokolle.

 

 

2.

 

Aufbewahrungsfristen

Wie lange dürfen Unfallberichte /Arbeitszeugnisse/Beurteilungen im PC gespeichert werden?

 

 

3.

 

Fundstücke

Wie lange (und wo) müssen Fundstücke aufbewahrt werden?

 

 

 

III. Datenschutz

 

 

1.

 

Homepage

Kann die Schule durch Abfassung des nachfolgenden Schriftstücks die Verantwortung auf die Eltern bzw. das Kind überwälzen?

 

„Falls Sie nicht damit einverstanden sind, dass Ihr Kind auf der Homepage der Schule bildlich erfasst wird, sagen Sie Ihrem Kind, dass es sich dann nicht fotografieren lassen möge.“

 

 

2.

 

Fotos auf der Homepage der Schule

Dürfen von der Schulleitung oder von der Schulsekretärin gemachte

Fotos von Schulfesten, Weihnachtskonzerten, Faschingsfeiern etc.

ohne Namensnennung auf der Schulhomepage veröffentlicht werden? (Es handelt sich nie um Einzelaufnahmen von Kindern, sondern stets um „Fotos vom Ganzen“).

 

Die Eltern haben vorab bei der Anmeldung nachfolgende Zustimmung gegeben:

 

Einwilligung zur Darstellung von Bildern auf der Schulhomepage

Unsere Schule hat eine eigene Homepage. Für deren Gestaltung ist die Schulleitung verantwortlich. Auf dieser Homepage möchten wir die Aktivi- täten unserer Schule präsentieren. Dabei ist es möglich, dass Bilder Ihres Kindes (ohne Namensnennung) auf der Homepage abgebildet werden. Dieses gilt auch für evtl. Veröffentlichungen in der Presse (Einschulung, Schulfeste, Aktionen etc.). Da solche Bildnisse ohne Einverständnis der oder des Betroffenen nicht verbreitet werden dürfen, benötigen wir hier- für Ihre Einwilligung. Wir weisen ergänzend darauf hin, dass Informati- onen im Internet weltweit abrufbar und veränderbar sind. Sie haben selbstverständlich das Recht, diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen.

 

-  Ich bin einverstanden.

-  Ich bin nicht einverstanden.

 

 

3.

 

Umgang mit Daten

Oftmals erfolgt der Umgang mit Daten etwas sorglos:

 

Unterlagen werden nach Wahlen im Papierkorb entsorgt.

 

Daten, die Elternvertreter für die Ausübung ihres Amtes erhalten,

werden an anderer Stelle einfach weitergegeben (z.B. Telefonnummern, Anschriften etc.).

 

Daten/Listen werden nicht beachtet (z.B. Wahl zum KEB auf einem

Elternabend).

 

Die Mutter ist alleine sorgeberechtigt.

 

Sie ist an diesem Abend verhindert und schickt daher ihren Freund. Dieser trägt sich auf der ausliegenden Teilnehmerliste ein und wird vom Wahlleiter zur Wahl zugelassen, obwohl die vom Sekretariat erstellte Liste als wahlberechtigte Person nur die Mutter ausweist.

 

 

4.

 

Datenweitergabe über Schüler am Telefon

Welche Daten eines Kindes darf die Schulsekretärin - am Telefon - herausgeben und welche nicht?

 

 

5.

 

Datenweitergabe der Schule am Telefon

Welche Infos der Schule darf die Schulsekretärin - am Telefon - heraus- geben (Bei Umfragen: Schülerzahl, Klassenzahl, Namen der Lehrer etc.)?

 

 

6.

 

Datenweitergabe bei einem Schulwechsel

Welche Daten dürfen bei einem Schulwechsel eines Kindes an die auf- nehmende Schule weitergeben werden und welche nicht?

 

 

7.

 

Löschung und Entsorgung von Daten

Löschung personenbezogener Daten (Verwaltungsunterlagen, Schüler- akten, Klassenbücher etc.).

 

Wer ist für die Entsorgung zuständig?

 

 

8.

 

Private Accounts

Lehrkräfte und Schulleitung kommunizieren häufig - auch von ihren

privaten Accounts - mit den Eltern.

 

Ausweislich der bestehenden Dienstanweisung für die Nutzung der Schulverwaltungsrechner im Landesnetz Bildung sind „empfangene E-Mails, die für den dienstlichen Gebrauch bestimmt sind und Ange- legenheiten der SuS betreffen, auszudrucken und in papierener Form

zur jeweiligen Schülerakte zu nehmen“.

 

Häufig erhält die Schulsekretärin solche E-Mails nicht; die Akten sind

somit nicht korrekt geführt.

 

Wer ist für die Abgabe aktenrelevanter Unterlagen verantwortlich?

Reicht es aus, dass diese Unterlagen ja bei der Lehrkraft liegen?

 

 

9.

 

Infos an Klassenelternvertretungen

Bislang erhalten die Elternvertretungen ihre erforderlichen Daten über die Eltern auf den Elternversammlungen. Die meisten Eltern haben ihr Einverständnis gegeben, dass das Schulsekretariat Namen sowie  Te- lefonnummer und E-Mailadresse an die Elternversammlung weitergeben darf.

 

Problem: Drucke die Schulsekretärin eine Liste mit den entsprechenden Daten aus, werden alle dort zur Verfügung gestellten Telefonnummern ausgeworfen.

 

Möchten die Eltern wirklich, dass die Elternvertretung auch die Dienst-nummer oder die Oma-Notfallnummer bekommt? Für uns sind diese Nummern wichtig, da viele Eltern tagsüber kaum erreichbar sind.

 

 

10.

 

Welche Daten und Unterlagen dürfen und müssen bei einem Schul- wechsel an die weiterführende Schule weitergegeben werden?

 

 

 

IV. Abholung von Kindern

 

 

1.

 

Abholung von Kindern

Was tun, wenn Kinder abgeholt werden müssen, die Schulsekretärin aber niemanden erreicht?

 

Die Frage bezieht sich auch darauf, dass die Eltern am Telefon zwar zusagen, das Kind abzuholen, dann aber nicht erscheinen.

 

 

2.

 

Die Eltern eines erkrankten Kindes wollen dieses nicht von der Schule

abholen („Das ist schon nicht so schlimm …“). Oder die Eltern sagen

am Telefon: Schicken Sie das Kind heim“.

 

Wie verhalte ich mich?

 

 

3.

 

Darf ich ein krankes Kind allein (zu Fuß, mit dem Fahrrad, mit dem Bus) nach Hause schicken, wenn die Eltern dies telefonisch genehmigen?

 

 

4.

 

Was tun, wenn Kinder abgeholt werden müssen, ich aber niemanden

erreiche?

 

 

5.

 

Wie verhalte ich mich, wenn Eltern sich weigern, ein krankes Kind von

der Schule abzuholen?

 

 

6.

 

Darf ein Kind kurz allein nach Hause geschickt werden, wenn es etwas vergessen hat?

 

 

7.

 

Wer darf das Kind aus der Schule abholen (Großeltern, neue Partner,

Geschwister, Nachbarn)?

 

Wie sichere ich mich in einer Übergabesituation ab?

 

 

 

V. Sorgerecht

 

 

1.

 

Welche Dokumente müssen Eltern vorlegen, um das alleinige Sorgerecht nachzuweisen?

 

 

2.

 

Wie kann man sicher sein, dass der von der Mutter vorgelegte –

10 Jahre alte – Nachweis über das alleinige Sorgerecht noch gültig ist?

 

 

3.

 

Die Mutter meldet das Kind unter Vorlage einer Geburtsurkunde an, in der nur sie als Kindesmutter genannt ist.

 

Am nächsten Tag erscheint der Vater mit einer Sorgerechtserklärung und will die Unterlagen holen, da er mit der Anmeldung nicht einver-standen ist; er will das Kind an einer anderen Schule anmelden.

 

Darf/muss die Schulsekretärin die Unterlagen an den Vater aushändi- gen?

 

 

4.

 

Die Schulsekretärin soll auf den Anruf des Vaters das Kind nach dem

Ende der Schulstunde an diesen herausgeben. Der Vater möchte das Kind mit der Abholung überraschen.

 

Nach dem Telefonat stellt sich heraus, dass der Vater kein Umgangsrecht hat.

 

Welche Folgen hat dies nun für die Schulsekretärin? Die besondere

familiäre Situation war dieser nicht bekannt.

 

 

5.

 

Kommunikation mit getrennt lebenden Eltern

Muss generell allen getrennt lebenden Eltern sämtlicher schulischer Schriftverkehr doppelt zugeschickt werden (Infos zu Elternabenden oder organisatorische Dinge)?

 

Welche Infos müssen an beide Eltern gesandt werden?

 

Welche Informationen dürfen im Falle des alleinigen Sorgerechts an den anderen Elternteil gegeben werden?

 

Nur auf Wunsch oder zwingend nötig?

 

Wer muss dafür Sorge tragen: Schulleitung, Lehrkräfte, Sekretariat?

 

Ist die Informationsweitergabe per E-Mail rechtlich unbedenklich?

 

 

6.

 

Kommunikation mit getrennt lebenden

Eltern

Der Koordinator hat der Mutter der nicht bei ihr lebenden Töchter zuge- sichert, über alles zu informieren.Tatsächlich wurde sie dann aber nicht darüber informiert, wo ihre beiden Töchter das einwöchige Berufsprak- tikum absolvieren. Die Mutter war weder mit dem Praktikumsort noch damit einverstanden, dass die Mädchen dieses Praktikum auf einer Stelle zusammen ausüben.

 

Die Mutter machte daraufhin die Schule dafür verantwortlich, dass da- raus ein Rechtsstreit mit dem Vater – auch über die Frage der Entzie- hung der elterlichen Sorge – entstand. Die Sekretärin sollte die Kosten tragen.

 

Im weiteren Verlauf wurde der Mutter von dem Koordinator erneut zu- gesichert, ihr alle Informationen zukommen zu lassen.

 

Die Sekretärin versäumte im Zeugnisstress, am Zeugnisausgabetag

eine Kopie an die Mutter zu übersenden. Deshalb bezahlte sie die

Kosten einer sofortigen Zustellung aus der eigenen Tasche.

 

Zu Recht?

 

 

7.

 

Sorgerecht

 

7.1

Laut der Geburtsurkunde gibt es Mutter und Vater. Sie also sind beide sorgeberechtigt?

 

7.2

Laut Geburtsurkunde gibt es nur eine Mutter. Im Anmeldeformular trägt die Mutter jedoch einen Vater als Sorgeberechtigten ein (gleicher oder anderer Nachname).

 

7.3

Wann muss auf einer Sorgerechtsbescheinigung bestanden werden?

 

7.4

Laut Geburtsurkunde wurde ein Kind in Hamburg geboren. Die Eltern stammen aus Albanien, leben seit einiger Zeit in Deutschland.

Frage: Staatsangehörigkeit des Kindes?

 

7.5

Das Kind wurde angemeldet, die Eltern haben identische Nachnamen – auch laut Geburtsurkunde des Kindes.

    

Nach einiger Zeit meldet die Mutter ihr Kind telefonisch krank; ihr Nachname ist plötzlich ein anderer.

 

Muss hier ein amtliches Dokument von der Mutter vorgelegt werden?

 

 

8.

 

Welche Informationen muss die Schule an getrennt lebende Eltern

weiterleiten?

 

 

 

VI. Unfallversicherung / Haftung

 

 

1.

 

Haftung

Beschädigung/Diebstahl von Brillen, Fahrrädern, Jacken (vom Schulflur).

 

 

2.

 

Wer haftet bei Verlust/Beschädigung persönlicher Dinge der Schüler, die im Schulsekretariat hinterlegt werden?

 

Situation 1

Schüler musste sein Smartphone beim Lehrer abgeben, der dieses bis zum Unterrichtsschluss im Sekretariat hinterlegt.

 

Situation 2

Schüler gibt sein Smartphone auf Anweisung des Lehrers selbst im Schulsekretariat ab.

 

 

3.

 

Schulbuchregress

Rechnung an Eltern oder das Kind?

 

 

4.

 

Darf ich meinen Privat-Pkw für dienstliche Besorgungen, Fahrten nutzen?

 

 

5.

 

Darf eine Schulsekretärin ein Kind in ihrem Privat-Pkw transportieren?

 

 

 

VII. Krankheit

 

 

1.

 

Kranke/verletzte Kinder

Wer hat die Aufsichtspflicht, wenn kranke oder verletzte Kinder im

Krankenzimmer neben dem Sekretariat bis zur Abholung durch die Eltern platziert werden?

 

 

2.

 

Verheimlichung von „Auffälligkeiten/Krankheiten“ durch die Eltern.

 

Beispiel: § 26a Abs.7 Satz 2 LSchulgesetz

Die Behörden des öffentlichen Gesundheitsdienstes geben dem Schulleiter

die notwendigen allgemeinen Hinweise, soweit aus den Ergebnissen der Untersuchungen Folgerungen für die Schule zu ziehen sind.

 

Die Eltern sind verpflichtet, gesundheitliche Beeinträchtigungen des Schülers, die sich im Schulbetrieb auswirken können, der Schule

mitzuteilen.

 

 

3.

 

Ich habe von einigen Kolleginnen den Hinweis bekommen, dass wir keine „Erste Hilfe“ mehr leisten dürfen. Stimmt das?

 

 

4.

 

Krankentransport mit Taxi

Schüler, die sich in der Schule bei einem Unfall leicht/mittelschwer verletzt haben und ärztliche Behandlung benötigen, lassen wir per Taxi zum Arzt fahren.

 

Bis zu welchem Alter ist zwingend eine Begleitperson erforderlich?

 

 

5.

 

Meldepflicht von Krankheiten

Welche Krankheiten sind meldepflichtig (Ringelröteln)?

 

Wer muss informiert werden? Alle Klassen/Eltern?

 

 

6.

 

Pflaster/Kühlkissen, Verbandsbuch

Ist es unbedenklich, dass das Schulsekretariat die zentrale Stelle zur Ausgabe von Pflastern/Kühlkissen ist?

 

Zentrale Führung des Verbandsbuchs durch das Schulsekretariat?

In welchen Fällen ist ein Eintrag notwendig?

 

Ersthelfer – Schulsekretärin?

 

 

7.

 

Ein (minderjähriger) Schüler äußert einem Vertrauenslehrer gegenüber Selbstmordgedanken bzw. der Lehrer erhält im Vertrauen Kenntnis über Selbstverletzungen. Der Schüler bittet eindringlich darum, die El- tern nicht in Kenntnis zu setzen.

 

Wie soll sich die Vertrauensperson verhalten?

 

 

8.


Darf die Sekretärin Medikamente für chronisch kranke Kinder im Schul- sekretariat lagern? 

 

 

9.

 

Darf die Schulsekretärin Zecken, Holz- und Glassplitter aus Fingern usw. entfernen?

 

 

10.

 

Wie verhält sich die Schule richtig, wenn Schüler Läuse haben?

 

 

11.

 

Wer ruft bei einem Unfall einen Krankenwagen?

 

Wer entscheidet, wie das Kind transportiert werden soll und wer be- gleitet das Kind?

 

 

12.

 

Wie verhält sich die Schulsekretärin bei einem Verdacht auf Kindes-wohlgefährdung?

 

 

13.

 

Muss die Schule ein Verbandsbuch führen und dort jedes „Pfläster- chen“ eintragen?

 

 

14.

 

Müssen Kühl-Akkus desinfiziert werden?

 

 

15.

 

Was muss im Erste-Hilfe-Kasten vorhanden sein?

 

 

16.

 

In welcher Form darf ich Erste Hilfe leisten?

 

 

 

VIII. Versicherungsrechtliche Fragen

 

 

1.

 

Wie sind Schüler während des Betriebspraktikums versichert?

 

 

2.

 

Bei welchen Schäden ist die Schule versichert, für welche Schäden müssen Schüler bzw. Eltern selbst zahlen?

 

 

3.

 

Welche von Schülern, Lehrern usw. mitgebrachten Wertgegenstände sind gegen Diebstahl versichert?

 

 

 

IX. Sonstige Fragen

 

 

1.

 

Werbung in der Schule

Ist Werbung von einem Kulturzentrum, Kino, Zirkus o.ä. zulässig?

 

Ist das Auslegen von Broschüren, in denen z.B. für Medikamente ge- gen Läuse geworben wird, zulässig?

 

 

2.

 

Welche Plakate dürfen in Schulen aushängen, welche „Werbemate- rialien“ dürfen weitergegeben werden?

 

 

3.

 

Verteilerschlüssel

Wie viele Schüler darf eine ausgebildete Erzieherin vor und nach dem

regulären Schulbesuch in der Grundschulbetreuung betreuen?

 

Wie viele Schüler darf eine fachfremde Person betreuen?

 

Ist ein Versicherungsschutz gegeben, auch wenn die zulässige Zahl

der Kinder überschritten wird?

 

 

4.

 

Dürfen sich 18-jährige Schüler weigern, dass Eltern informiert wer- den, wenn sie auf Grund von Krankheit oder Unwohlsein die Schule eher verlassen?

 

 

5.

 

Anmeldescheine für weiterführende Schule

Wie ist die Vorgehensweise bei Verlust?

Unter welchen Bedingungen wird ein Ersatzschein ausgestellt?

Welche Stellen müssen hierüber informiert werden?

 

 

6.

 

Die Aufforderung zur Anmeldung zur Einschulung wurde den Eltern durch mich als zuständige Schule mitgeteilt. Die Eltern teilten mir mit, dass sie ihr Kind an einer Privatschule anmelden möchten und daher nicht zur Anmeldung an der Grundschule erscheinen werden.

 

Bei dem Anmeldeverfahren werden die Personalien des Kindes ge- prüft. Außerdem wird das künftige Schulkind von einer Lehrfachkraft auf wichtige Einschulungskriterien getestet.

 

Es werden eventuelle Fördermaßnahmen mit den Eltern besprochen und gegebenenfalls eingeleitet. Die Eltern erhalten einen Termin zur Schuleingangsuntersuchung beim Schulärztlichen Dienst des Gesund-heitsamtes.

 

Es ist wichtig, dass die Eltern - auch dann, wenn an unserer Schule keine Einschulung erfolgen soll -  das Einschulungsanmeldeverfahren bei mir durchführen. Zudem hat mich das Gesundheitsamt ausdrück- lich gebeten, allen Eltern von schulpflichtigen Kindern einen Termin für die Schuleingangsuntersuchung zu geben; denn andernfalls findet diese Pflichtuntersuchung meistens nicht statt. (Die Eltern gehen in den wenigsten Fällen von sich aus auf das Gesundheitsamt zu, auch wenn man sie darauf hinweist. Außerdem lehrt die Erfahrung, dass sich Privatschulen auch nicht um diese „Bürokratie“ kümmern.)

 

Bei dem Schulleiter der Privatschule handelt es sich nun um einen Rechtsanwalt, der mich nach der rechtlichen Grundlage für meine Aufforderung zur Anmeldung fragt. Da ich als zuständige Schule ver- pflichtet bin, die Einschulung zu prüfen und zu kontrollieren, wird mir durch ein solches Verhalten meine Arbeit erschwert.

 

 

7.

 

Der Kindesvater beschimpft und beleidigt die sich alleine im Zimmer befindliche Schulsekretärin, weil sein Kind kein Schließfach erhalten hat. Die Vergabe wird durch eine Fremdfirma getätigt. Die Sekretärin bleibt ruhig. Der Vater wird – selbst als noch eine Mitarbeiterin hin- zukommt – immer lauter und ausfälliger.

 

Kann die Sekretärin den Mann des Hauses verweisen? Wie soll die Sekretärin reagieren?

 

 

8.

 

Wie muss eine Zweitschrift bzw. Abschrift eines Zeugnisses aus- sehen bzw. was muss sie beinhalten?

 

 

9.

 

Welche Gebühren darf die Schule für Leistungen (Beglaubigungen, Zweitschriften, Zeugnisse usw.) kassieren?

 

 

 

 

Stand: 12.05.2017

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