KONRAD ALBER

op.219 - EMPOR I

30 x 45 cm, Acryl auf Karton, 11/2013

INHALT

TEIL 1    DAS SEMINAR
TEIL 2    EINFÜHRUNG
TEIL 3    SEMINARTHEMEN

 

Das Schulsekretariat ist die erste Anlaufstelle für interne und externe Fragen. Daher laufen in der Funktion der Schulsekretärin viele Fäden zentral zusammen. Entspre- chend vielfältig sind ihre anfallenden Aufgaben.

 

Serviceleistungen in Form von Information und Erledigung verschiedenster Aufgaben werden unmittelbar abgerufen. Entsprechend vielschichtig sind auch die verschieden-artigsten juristischen Fragestellungen.

 

 

 

TEIL 1
DAS SEMINAR

1. Seminarziel
Das von Herrn Rechtsanwalt Konrad Alber geleitete Fachseminar "Rechtssicher Handeln im Schulsekretariat" verfolgt das Ziel, die Teilnehmerinnen* in die Lage zu versetzen, die in Ihrer beruflichen Realität auftretenden Fragen und Themenkomplexe aus juristischer Sicht einordnen und lösen zu lernen. Hierdurch wird die Professionalität der Schulsekretärin entscheidend und nachhaltig verbessert.

 

Neben der reinen Wissensvermittlung rechtlicher Inhalte in verständlicher Art und Weise liegt der Schwerpunkt des Fachseminars auch auf den - sich jeweils ergeben- den - verschiedenen Inhalten, die durch die Teilnehmerinnen selbst in das Seminar eingebracht werden.

 

 

2. Seminarthemen 

 

- Spannungsfeld zwischen Schulträger und Schulleiter

- Rechtliche Befugnisse der Schulsekretärin

- Positiv- und Negativkatalog, Tätigkeitsbeschreibung

- Öffentliches Recht und Privatrecht im Schulsekretariat

- Arbeitsrechtliche Fragen

- Versicherungsrechtliche Fragen

- Botengänge und Nutzung des Privat-Pkw

- Rechtliche Grundlagen zur Aufsichtspflicht

- Haftungsfragen bei Beschädigung/Zerstörung von Schuleigentum

- Rechtliche Grundlagen zur Ersten Hilfe und Medikamentengabe

- Rechtliche Grundlagen zum Strafrecht

- Kinderschutz

- Grundsätzliches zum Infektionsschutz

- Datenschutz und Weitergabe von Daten

- Aufbewahrungsfristen von Unterlagen

- Sorgerecht und Schulbesuch

- Mobbing in der Schule

 

 

3. Aufbau des Fachseminars
Das Fachseminar setzt sich aus zwei wesentlichen Hauptteilen zusammen:

 

1.
Im ersten Teil werden die für die Tätigkeit im Schulsekretariat besonders relevanten rechtlichen Inhalte vermittelt, mit denen Schulsekretärinnen immer wieder konfron- tiert sind. Dieser Teil findet in Form eines Lehrgesprächs statt.

 

2.
Im zweiten Teil werden Einzelfragen und Themenkomplexe erörtert, die sich zum einen aus dem ersten Teil des Seminars, zum anderen aus den im Vorfeld des Semi-nars eingereichten Wünschen der Teilnehmerinnen ergeben. Dieser Teil hat Work-shopcharakter.

 

Gemeinsam mit dem Dozenten werfen die Teilnehmerinnen die rechtlichen Proble-matiken auf und erfahren praxisbezogene Lösungen. Diese versetzen die Schulsek-retärin in die Lage, zukünftig schnell und rechtssicher in ihrem Arbeitsalltag Entschei-dungen treffen und handeln zu können und somit ihr professionelles Handeln noch weiter zu verbessern.

 

 

4. Grund- und Vertiefungsseminar
Nach weit mehr als 800 bislang in 16 Bundesländern abgehaltenen Seminaren zum Thema "Rechtsfragen im Schulsekretariat" hat sich nachfolgendes herausgestellt:

 

Die materiellen Inhalte des Themas würden durchaus ein mehrere Tage dauerndes Seminar rechtfertigen. Dies ist jedoch aus verschiedenen Gründen - insbesondere der langen, erforderlichen Freistellung der Schulsekretärinnen - wenig ratsam. Daher hat es sich als ausgesprochen sinnvoll und praktikabel herausgestellt, zwei jeweils ein-tägige Seminare durchzuführen. Zunächst werden in einem Grundseminar die für die Tätigkeit im Schulsekretariat relevanten zentralen rechtlichen Inhalte vermittelt. Nach sechs- bis acht Monaten folgt ein - ebenfalls eintägiges - Vertiefungsseminar, in dessen Verlauf das im Grundseminar erworbene Wissen vertieft und Antworten auf die offenen Fragen aus dem Kreis der Teilnehmerinnen erarbeitet werden.

 

 

5. Skript
Im Verlauf des Grundseminars werden alle Schulsekretärinnen mit einem umfang-reichen begleitenden Skript ausgestattet. Dieses Skript gibt zum einen einen allge-meinen Überblick über das Handeln der Schulsekretärin aus verwaltungsrechtlicher Sicht. Zum anderen finden sich in dem Skript Ausführungen zu den o.a. Seminar-themen. 

 

 

6. Wer ist durch das Fachseminar angesprochen?
Zunächst spricht das Fachseminar selbstverständlich vor allem die im Schulsekretariat tätige Sekretärin an. Indessen muss in diesem Zusammenhang beachtet werden, dass sich die Schulsekretärin in einem rechtlich doppelt bedeutsamen Verhältnis befindet:  Zum einen besteht ein Dienstverhältnis zu der anstellenden Körperschaft - in aller Regel der Gemeinde oder dem Landkreis. Hier gelten die allgemeinen arbeits- bzw. dienstrechtlichen Bestimmungen. Zum anderen besteht - parallel hierzu - eine unmittelbare Weisungsbefugnis der Schulleiterin/des Schulleiters aufgrund des jeweiligen Landesschulgesetzes gegenüber der Schulsekretärin.

 

Hieraus ergibt sich auch der durch das Fachseminar angesprochene Personenkreis:

 

- Schulsekretärinnen

- Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter des Schulamtes

- Schulleiterinnen/Schulleiter

Erst dann, wenn alle drei Personengruppen in Bezug auf die einschlägigen Rechtsfragen den gleichen Wissensstand aufweisen, wird in diesem Punkt eine stetige und andauernde Verbesserung der Arbeitsqualität stattfinden können.

 

 

7. E-Mail-Kontakt
Während der bisher durchgeführten Seminare hat sich herausgestellt, dass insbe-sondere bei Rechtsfragen für jede einzelne Schulsekretärin ein ganz enormes Be-dürfnis dahingehend besteht, einen kompetenten und verlässlichen Ansprechpartner an ihrer Seite zu wissen. Mit der gleichen Problematik sieht sich übrigens auch der jeweilige Schul(sachkosten)träger konfrontiert.

Daher bietet der Referent - im Nachgang sowohl des Grund- als auch des Vertiefungs-seminars - als kostenlosen Service an, dass Schulsekretärinnen wie Trägermitarbeiter Rückfragen halten und dort zeitnah fachkundigen Rat einholen können.

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* In Anbetracht der Tatsache, dass 99 % der im Schulsekretariat Beschäftigten Frauen sind, wurde die grammatikalisch weibliche Form gewählt.

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TEIL 2
EINFÜHRUNG

 

Entnommen aus: Brauer, Renate

In: Praxishandbuch Schulsekretariat

Loseblattwerke Carl Link

ISBN 978-3-556-01049-5

 

 

Das Schulsekretariat ist die Anlaufstelle für Lehrer, Schüler und Eltern und der zen-trale Ort der Schulverwaltung, an dem es häufig zu Situationen kommt, die Rechts-fragen aufwerfen. Ein Schüler klagt zum Beispiel über Übelkeit und soll nach Hause geschickt werden, ein anderer hat sich verletzt und es muss erste Hilfe geleistet oder ein Arzt konsultiert werden, eine Lehrer bittet die Schulsekretärin, einen Schüler im Sekretariat für ein paar Minuten zu beaufsichtigen, ein geschiedener Vater will Infor-mationen über seinen Sohn und andere Situationen mehr. Im Schulsekretariat laufen die Daten über die Schüler zusammen, so dass manchmal Unsicherheit aufkommt, wie im Einzelfall damit umzugehen ist.

 

 

Berufsbild Schulsekretärin:
Eine verantwortungsvolle Tätigkeit im Wandel
Das Berufsbild der Schulsekretärin hat sich von der "klassischen Sekretärin" zur Office-Managerin verändert: Der Arbeitsplatz der Schulsekretärin hat sich gewandelt. Ob am Telefon oder persönlich – die Schulsekretärin ist meist erste Anlaufstelle für schulische und außerschulische „Kunden“, also für Schüler, Eltern, Lehrer, das nicht pädagogische Schulpersonal, Behörden, Handwerker, Ehemalige, Nachbarn, Stadt-teilorganisationen, Lieferanten, Sponsoren, etc. Alle am Schulleben beteiligten Per-sonen erwarten Präsenz von der Schulsekretärin, auch und gerade dann, wenn sie als Alleinkraft arbeitet. Für Notfälle soll sie als zentrale Anlaufstelle erreichbar sein. Ser-viceleistungen in Form von Information und Beratung werden ihr unmittelbar abver-langt. Insgesamt prägt und beeinflusst eine gut integrierte, kompetente Schulsek-retärin die Innen- und Außen-wirkung der Schule.
 

 

Anlauf- und Schnittstelle für alle und alles
Aufgrund der Schnittstellenfunktion findet die Ar­beit im Schulsekretariat in einem Spannungsfeld zwischen sehr unterschiedlichen und manchmal auch nicht miteinander zu vereinbarenden Er-war­tungen und Bewertungen statt.
 

Die Bandbreite der potentiellen Kommunikationspartner ist groß; zum Beispiel müssen Alter, ethnische Zugehörig­keit, berufliche oder soziale Stellung berücksich­tigt werden.
 

Die Schulsekretärin sollte sich auf jede Situation einlassen können:

 

- Mit dem Grundschüler kommuniziert sie anders als mit dem volljährigen Berufsschü-ler. Bei Gesprächen mit Eltern aus sozialen Brenn­punkten müssen gegebenenfalls vorhandene Ängste oder Aggressionen abgebaut werden.

 

- Gegenüber der anspruchsvoll auftretenden EI­ternschaft aus dem Schulförderverein muss vielleicht ein Servicewunsch zurückgewiesen werden. In jedem Fall sollte sich die Schulsekretärin auf unterschiedliche Gesprächspartner und Sachver­halte einstellen und ihr Gegenüber einschätzen können.

 

- Sie muss sich adäquat und der Situation angemessen verhalten und dabei freund-lich, höf­lich und verbindlich bleiben.

 

Die Zahl der tatsächlichen Kommunikations­kontakte im Verlauf eines "normalen" Arbeits­tages ist hoch, sowohl bezogen auf direkte Kon­takte als auch auf Anrufe oder den immer wichti­ger werdenden E-Mail-Verkehr. Die "gefühlte Menge" an Kontakten kann mittels einer ein­fachen Strichliste anschaulich belegt werden. Bei jedem Kon-takt, jeder Anfrage, jedem Anlie­gen muss sich die Schulsekretärin auf etwas Neues einstellen, sich über den jeweils vorliegen­den Sachstand orientieren, Informationen zu­sammenführen und dafür ggf. den gerade bear­beiteten Vorgang unterbrechen und neue Priori­täten setzen. Die an sie herangetragenen Anlie­gen sind vielfältig, die Auf-gabenerledigung erfor­dert eine umfangreiche Sach  und Fachkenntnis sowie umfas-

sende Information über alle schu­lischen Belange. Nur so kann das Schulsekretariat selbstständig funktionieren und die Schulleitung wirksam entlasten. Die Vielzahl der Kommunika­tionspartner und Anforderungen erfordert auch eine sichere Einschätzung der Schulsekretärin über situationsgerechtes Agieren: Nicht alles muss und kann sofort erledigt werden. Wichtiges und Unaufschiebbares muss erkannt und heraus­gefiltert werden. Der Ausfall einer Lehrkraft in der ersten Stunde bedarf einer sofor-tigen Veranlassung sogar selbständiger Regelung, wenn die Schulleitung schon im Unterricht ist. Das Ausstellen einer Schulbesuchsbescheinigung kann warten. Auch ist Menschenkenntnis von großer Bedeutung: Manche Katastrophe ist keine, wenn sich herausstellt, dass der Überbringer der Nachricht zur Überreaktion neigt. Andererseits kann auch ein sehr tapferes Kind einen Kranken­wagen sehr nötig haben – weshalb im Fall von Unfällen oder Erkrankungen auch die Erstversor­gung und Entscheidung über weitere Schritte bei den Lehrkräften liegt und nicht im Sekretariat, wo man die Schü-lerinnen und Schüler zwar kennt, aber nicht immer gut genug einschätzen kann.

 

Kennzeichnend für die Kommunikationssitua­tion im Schulsekretariat ist auch die un-terschied­liche Wertschätzung, die der Schulsekretärin von den jeweiligen Gesprächs-partnern entggen­gebracht wird. Sie schwankt zwischen Ehrfurcht vor der Vertreterin der Institution Schule oder der Alleinsachkundigen im Schulhaushalt bis hin zur Ge-ringschätzung als stets verfügbare Bedienung, "Tippse" und Formularausfüllhilfe.

Hier muss die Schulsekretärin gegebenenfalls "pädagogisch" agieren und nicht nur Heranwachsenden gegen­über Grenzen setzen und gegensteuern. Generell ist eine Abgrenzung wichtig, vor allem im Hin­blick auf den eigenen Arbeitsbereich, der ge-genüber Schulleitungsangelegenheiten oft nicht klar genug abgesetzt ist. Dies kann unter Umstän­den zu eigenem übergriffigem Agieren, aber auch zu übergriffigem De-legieren der Schulleitung führen. Ebenso wichtig ist Abgrenzung aber auch im sozialen Kosmos Schule, da nur so in dieser besonderen, engen Arbeitssituation zwi­schen Schulleitung und Sekretariat Loyalität und Neutralität gewahrt werden und eine Instru­mentalisierung und Vereinnahmung in Konflikt­lagen vermieden werden kann.

 

Der Stundenplan bestimmt den Tagesablauf
Die im Schulsekretariat verfügbare Zeit und da­mit die Frage, in welchem Maß dort die Funktion als zentrales Nervensystem der Schule erfüllt wer­den kann, ist im Wesent-lichen von der Personal­ausstattung abhängig. Bei einer nur geringfügi­gen Stunden-ausstattung müssen andere Wege ge­funden werden, um schulische Kommunika­tions  und Informationsprozesse sicherzustellen.

 

Lehr  und Leitungskapazitäten müssen gegebenenfalls um­gewidmet werden, denn das Schulsekretariat kann die volle Bandbreite der Tätigkeiten nicht erbringen. Die Kolle-gin wird vermutlich meist eine Schwerpunktsachbearbeitung (z. B. den Haushalt) er-ledigen und im Übrigen versuchen, die Schule nicht unter den Defiziten der Personal-bemessung leiden zu lassen.

 

Wünschenswert für die Schule ist eine Personalausstattung, die die Besetzung des Schulsekretariats wenigstens für die Hauptunterrichtszeit am Vormittag ermög­licht. 
 

Der Kommunikationsrahmen ist aber nicht nur durch die verfügbare Zeit vorgegeben, son­dern auch durch die zeitliche Organisation des Schulbetriebes. Die Verteilung der Unterrichts­ und Pausenzeiten im Tagesverlauf führt dazu, dass es regelmäßig Zeiten mit hohem Publikums­andrang im Schulsekretariat gibt. Schüler und Lehrkräfte nutzen die Pausen für Anfragen und Rücksprachen und holen Formulare oder Be­scheinigun-gen ab. Gleichzeitig klingelt in dieser Zeit verstärkt das Telefon, denn auch Eltern wis­sen um die bessere Erreichbarkeit von Lehrern in den Pausen. Wegen der Unterrichts-verpflich­tung von Schulleitungen und Lehrkräften ist dies aber auch genau die Zeit, in der die Schulse­kretärin Absprachen treffen muss, insbesondere wenn das Sekretariat nicht bis zum Nachmittag besetzt ist. Außerdem sind Pausenzeiten unfall­trächtig, da sich der Bewegungsdrang der Schüler nach einer Doppelstunde ungebremst entfaltet.

Der Gleichzeitigkeit dieser Anforderungen, die nicht nur in Pausenzeiten auftreten, muss sich die Schulsekretärin in jedem Fall stellen. Sie kann aber durch die Gestal- tung organisatorischer Abläufe (z. B. Formularschränke für das Kollegi­um, Sammel-listen/Pultordner für Schulbesuchs­bescheinigungen o. ä.), durch die Steuerung des Publikumsverkehrs (z. B. Einrichtung von Öff­nungszeiten/Ausgabezeiten) und durch tech­nische Mittel (z. B. Direktwahl am/zum Telefon im Lehrerzimmer) die Zahl der Anforderungen reduzieren, wenn auch nur in begrenztem Maße. Dem Hochbetrieb in den Pausen stehen die weniger stark durch Publikumsverkehr bestimm­ten Unter-richtszeiten gegenüber, die es – bei ent­sprechender Organisation des Sekretariatsbe­triebes – ermöglichen, Tätigkeiten auszuführen, die höhere Konzentrationanforde-rungen stellen. Durch die Stundenplanorientierung sind diese Phasen jedoch begrenzt. Darüber hinaus lassen Telefonkontakte und Besucher, die nicht auf an­dere Zeiten verwiesen werden können (Eltern, Ehemalige, Handwerker), auch in dieser Zeit eine zuverlässige Planbarkeit der Sekretariatsarbeit nicht zu. Zeitsouveränität ist für die meisten Kol­leginnen im Schulsekretariat ein Fremdwort.
 

Dienstleistungsorientierung als Herausforderung
Die Funktionen des Schulsekretariats als Kommunikations  und Verwaltungszentrale verlan­gen von der Schulsekretärin eine permanente Reflexion ihrer Rolle, ihres Ver-haltens und ihres Arbeitsauftrags.

Kommunikation braucht Zeit, Verwaltungsarbeit auch. Wenn also Zeit nur be­grenzt vorhanden ist, muss eine Abwägung zwi­schen Dienstleistungsorientierung, Hilfsbereit­schaft und Arbeitserledigung erfolgen.
 

Sich im anspruchsvollen Schulbetrieb behaup­ten zu können, erfordert viel Souverä-nität und Fingerspitzengefühl sowie die Fähigkeit zur Dis­tanz gegenüber Vereinnah-mung und unange­messenen Serviceansprüchen. Dabei gilt es, situa­tionsgemäß zu handeln. Gefälligkeitsdienste können z. B. grundsätzlich leichter zurückgewie­sen werden, wenn die Begründung dafür im eige­nen unerledigten Arbeitspensum liegt.

 

Im Übri­gen gilt der Grundsatz der Gegenseitigkeit: Ein "gutes" Betriebsklima, das allein von der Bereit­schaft der Schulsekretärin zur Übernahme von Klassenlehrer-aufgaben oder Zusatzarbeiten ab­hängt, ist kein gutes Betriebsklima. In der Regel erkennt die Schulsekretärin recht schnell, wer sich das Leben auf Kosten anderer leicht macht – unter Umständen kann sie sich auf die nicht vorhandene Weisungsbe-fugnis von Lehrkräften berufen und ggf. Grenzen mit Unterstützung der Schulleitung oder des Schulträgers aufzeigen.
 

Wenn Lehrkräfte aber bereitwillig und zuverlässig mit dem Schulsekretariat koope-rieren, wenn die Bitte um Hilfestellung im Ausnahmefall und un­ter Berücksichtigung der Arbeitssituation erfolgt, dann spricht nichts dagegen, sich gegenüber dem Kolle-gium, der Schulleitung und den ande­ren Beschäftigten der Schule kollegial und hilfs­bereit zu verhalten.

Problematischer wird es, wenn der Maßstab für eine angemessene Dienstleistungs-orientierung zwischen Schulsekretärin und Eltern und/oder Schülern unterschiedlich ist. Schüler kann man auf die regulären Sekretariatsöffnungszeiten ver­weisen, Eltern hingegen nicht. Denn wer sich eines Anliegens wegen in die Schule begeben hat, hat einen Anspruch auf Dienstleistung. Wie weit aber die Hilfestellung beim Ausfüllen von Formularen oder bei der Suche nach Informatio­nen geht, wie viel Zeit für die Aufnah-me umfang­reicher Klagen und zur Beruhigung der Beschwer­deführer aufgewandt wird, muss in der jeweiligen Situation entschieden werden. Wichtig und hilf­reich für die Schulsekretärin ist es, sich immer wieder zu vergegenwärtigen, dass Unterbre-chun­gen im Arbeitsablauf keine "Störungen" und die Besucher im Sekretariat demzu-folge auch keine "Störer" sind, sondern dass es zum Berufsbild ge­hört, sich nicht nur um die Verwaltung der Schu­le, sondern auch um individuelle Anliegen zu kümmern.

 

Fazit
Das Schulsekretariat ist ein Arbeitsplatz, an dem komplexe Anforderungen erfüllt und si­tuationsgerecht bewältigt werden müssen. Die Mitarbeiterinnen sind zum Teil die am häufigsten aufgesuchten Verwaltungsangestellten der Kommunen. Die Vielzahl der Kommunikationspartner, die Gleichzeitigkeit der Anliegen und die nur begrenzt zur Verfügung stehende Zeit erfor­dern es, den Sekretariatsbetrieb professionell zu orga-nisieren, Abläufe gut zu strukturieren und evtl. daraus resultierende Beschränkun­gen der Schulöffentlichkeit gegenüber zu be­gründen. Intensive Praxisseminare und kon-tinuierliche Fortbildungen, verbunden mit dem Erfahrungsaustausch der Schulsekre-tärinnen untereinander, sichern eine Professionalisierung des Schulsekretariats und

eine Sicherung des verwaltungsjuristisch korrekten Verhaltens.
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TEIL 3
SEMINARTHEMEN

 

siehe oben in Teil I

 

 

Stand: 21.05.2023

 

TEIL 1       

Befugnisse der Schulsekretärin

 

TEIL 2       

Schulpflicht und Schulbesuch

 

TEIL 3       

Unfallversicherung

 

TEIL 4       

Erste Hilfe

 

TEIL 5       

Aufsicht und Haftung in der Schule,                      

Rechtliche Grundlagen zum Strafrecht

 

TEIL 6       

Elterliches Sorgerecht

 

TEIL 7       

Elterliche Sorge und Schulbesuch

 

TEIL 8       

Urheberrecht, Datenschutz, Recht am eigenen Bild

 

TEIL 9       

Dienstsiegel, Beglaubigung, Zustellung

 

TEIL 10     

Verschiedenes

 

 

Stand: 14.12.2016